Бейнеу

Научно-техническая обработка документов (НТО)

Одним из основных направлений деятельности ТОО «REISSWOLF Kazakhstan» является научно-техническая обработка документов. Наша компания проводит

Почему необходима научно-техническая обработка документов?

Многие организации не придают НТО должного значения. В действительности,  правильно проведенная научно-техническая обработка документов —  залог успешной деятельности любой компании. НТО обеспечивает учет, выявляет отсутствие определенных документов, а также дает возможность быстрого поиска необходимых документов даже при наличии большого архивного фонда у компании.

Документы постоянного хранения, по личному составу, по уволенным сотрудникам остаются в архивном фонде организации очень длительное время, вплоть до прекращения деятельности организации. Организация, как собственник документов, обязана обеспечить их полную сохранность. Руководители организаций и предприятий несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность за состояние собственных документов и обеспечение их сохранности.

Цель проведения научно-технической обработки — обеспечение учета, сохранности и упорядочивания документов в соответствии с нормативно-правовыми документами Республики Казахстан по архивному делу.

Научно-техническая обработка документов – это сложный и трудоемкий комплекс работ, который требует специальных знаний в данной области. Самостоятельно реализовать научно-техническую обработку для организаций не позволяет отсутствие нормативно-правовых знаний и регламентов в области архивного дела, практического опыта, ограниченные временные ресурсы, нехватка специалистов. Специалисты ТОО «REISSWOLF Kazakhstan» на высококвалифицированном уровне выполнят работы по научно-техническую обработке документов. По Вашему желанию, работа может быть произведена, у Вас в офисе, или с вывозом документов на нашу территорию. Разумные сроки проведения работ, и умеренная ценовая политика — основные принципы деятельности компании ТОО «REISSWOLF Kazakhstan».

Научно-техническая обработка, включает в себя:

определение и уточнение фондовой принадлежности документов и дел;
систематизация дел до проведения экспертизы;
проведение экспертизы научной и практической ценности дел;
систематизация документов внутри дел (полистно);
составление заголовков дел;
нумерация листов в делах;
оформление обложек дел;
простановка архивных шрифтов на обложках дел (в соответствии с требованиями государственного архива РК);
написание ярлыков;
формирование связок дел подлежащих хранению;
составление описей дел;
составление предисловий;
оформление описей дел;
составление акта о выделении дел не подлежащих хранению на уничтожение;
физическое уничтожение дел методом шреддирования;
составление акта о завершении и упорядочении документов и дел;
переплетные работы.
ТОО «REISSWOLF Kazakhstan» гарантирует своим клиентам, не раскрывать третьим лицам содержание документов, с которыми сотрудники компании были ознакомлены в при проведении научно-технической обработки документов.

Систематизация — это комплекс мер по упорядочиванию документов компании.

В процесс Систематизации включается:

  • распределение документов по принадлежности
  • распределение документов в хронологическом порядке по годам, месяцам, дням
  • распределение документов по департаментам

Упорядочивание необходимо:

  • для быстрого поиска отдельных документов,
  • для составления описи передаваемых документов
  • для выявления отсутствия определенных документов
  • для удобства предоставления документов для проверки по запросу проверяющих инстанций.

Архивная обработка проводится с целью систематизации документов компании, поэтому чтобы было легче отыскать тот или иной документ, сортируют все документы по определенным признакам.

По годам, по направлениям, и по другим признакам все документы собирают в папки. В названии папок пишут соответствующие описания, которые дают информацию о содержании документов хранимых в этой папке.

Наши специалисты в кратчайшие сроки подготовят Ваши документы к хранению, составят описи всех документов, систематизируют ваши документы, надлежащим образом акукратно упакуют все и перевезут в надежное документохранилище.

Напишите нам